Planilha de controle de estoque: uma gestão estratégica da sua empresa [Excel]

Planilha de controle de estoque é uma ferramenta que auxilia a gestão dos fluxos das mercadorias de um negócio. É uma ficha de controle de estoque, só que mais robusta. Basicamente uma planilha de entrada e saída de produtos da sua loja, onde o objetivo central é garantir a organização de tudo o que envolve as suas mercadorias, desde a produção até a entrega ao cliente final.

Essa ficha de controle de estoque é uma ferramenta automatizada que ajuda na gestão de um dos processos internos mais importantes de um negócio. Afinal, um erro na gestão pode gerar diversos prejuízos financeiros para o seu negócio.

Com esta planilha, você vai conseguir:

• Ter o monitoramento do estoque na palma da mão;
• Identificar padrões de consumo de seus clientes;
• Organizar o seu fluxo logístico;
• Aumentar a satisfação dos clientes;
• Reduzir custos desnecessários;
• Evitar problemas com armazenamento, como o estoque parado.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é a gestão dos fluxos de entrada e saída de produtos. Essa gestão garante a organização da provisão e as quantidades corretas para suprir a demanda do seu negócio. Uma boa gestão de estoque evita grandes prejuízos financeiros para o seu negócio.

No dia a dia de uma loja, há uma movimentação de venda de produtos e compra de mercadorias com os fornecedores. Essa movimentação dificulta o controle total de quantas mercadorias disponíveis de fato têm no seu estoque — e convenhamos, ninguém merece ficar contando o estoque manualmente toda semana.

Com uma ferramenta em mãos, como a planilha de controle de estoque, você mantém o estoque organizado e atualizado, possibilitando essa visão para todos os colaboradores da empresa.

Por que fazer controle de estoque é importante?

Dentre as diversas vantagens do controle de estoque, destacam-se três, que são:

Um estoque organizado possibilita a você, empreendedor, ter a visão e clareza de quais mercadorias devem ser compradas e o que pedir para o fornecedor, evitando faltas e prejuízos.

Por consequência, o dinheiro é investido em produtos rentáveis (com média e alta saída), que de fato movimentam o caixa e geram um capital de giro sustentável. 💰

Ter em mãos uma planilha de controle de estoque posiciona sua marca à frente dos concorrentes que não realizam tal gestão.

Com a planilha, você consegue acompanhar recorrentemente a provisão, o que possibilita sua loja se preparar antecipadamente para vendas sazonais, por exemplo, e aumentar as vendas, saindo na frente do mercado. Com isso, os produtos são comprados com antecedência para atender a demanda que surgir.

Ao gerenciar seu estoque e mantê-lo fisicamente organizado, suas entregas se tornam mais ágeis. Afinal, é fácil encontrar as mercadorias solicitadas, dar baixas e despachá-las. Além disso, você evita a frustração de um cliente em um cenário onde ele compre um produto no seu site e só depois da compra que você percebe que não o tem disponível no estoque.

Isso, como efeito, ocasiona em feedbacks positivos provindos da clientela — seja por e-mails, em comentários nas páginas dos produtos e/ou em posts nas redes sociais.

A importância de uma planilha de controle de estoque

Ter um um modelo automatizado e editável de uma ficha de controle de estoque em mãos vai ajudar você empreendedor, a ter agilidade, visão estratégica e principalmente garantir extrema organização de uma das áreas mais importantes da sua empresa, o seu estoque.

Fazer a gestão de estoque é um dos principais desafios de todo lojista. Isso porque, para um crescimento saudável, é necessário assegurar um equilíbrio entre a falta e o excesso de mercadorias.

Além disso, essa é uma etapa muito importante para qualquer loja — virtual ou física — já que um erro neste controle pode gerar prejuízos financeiros para a empresa, além de transtornos com os clientes.

Nesse sentido, a ferramenta serve como uma ficha de controle de estoque só que de forma mais automatizada, o que irá te ajudar a:

• Controlar o seu fluxo de caixa;
• Aumentar as suas vendas;
• Garantir a disponibilidade de itens;
• Fazer um inventário eficiente;

Como fazer controle de estoque?

Abaixo você encontra um passo a passo resumido de como realizar esse controle, porém é apenas com uma planilha de entrada e saída de produtos, uma verdadeira ficha de controle de estoque, que você tem

• Utilize estantes e caixas organizadoras;
• Agrupe os objetos a partir de suas características (tipo, cor, tamanho etc);
• Crie regras básicas (como, por exemplo, colocar os produtos com vencimento mais próximo à frente).

• Delimite períodos para verificar seu catálogo de produtos (e cumpra-os!);
• Realize um balanço de vendas (artigos com mais e menos rotatividade);
• Aplique as mensurações física e monetária, comentadas anteriormente (para entender se o faturamento está estável, crescente ou decrescente).

Cadastrar os produtos na sua loja virtual vai depender exclusivamente das possibilidades da plataforma de e-commerce em que ela está inserida.

Na Nuvemshop, oferecemos a opção de registrar artigos com e sem variáveis (cores e tamanhos, por exemplo). Além disso, se você os tiver listados em uma planilha do Excel (.csv), é possível cadastrá-los de forma massiva.

Além de um bom relacionamento com o fornecedor, é essencial vocês terem um calendário de compras com estimativas de prazo. Com isso:

• As possibilidades de prejuízo se tornam bem menores (especialmente em sazonalidades, como a Black Friday);
• As condições de pagamento não tendem a comprometer o fluxo de caixa (já que foram combinadas com antecedência).

Como usar planilha de controle de estoque?

Ao acessar o material, você vai entender o passo a passo para preencher e utilizar a planilha. Essa é uma ferramenta que vai muito além de apenas uma ficha de controle de estoque onde você descreve a entrada e saída de produtos. Resumidamente, aqui vai alguns passos:

• Registre tudo o que entra no seu estoque;
• Digite: o código de cada produto, a descrição da peça (suficiente para diferenciar umas das outras), a data em que a compra foi feita, o valor unitário e a quantidade de peças que entraram no estoque.

• Registre todos os produtos que saíram do seu estoque, ou seja, foram vendidos ao consumidor;
• Digite o código do produto que foi previamente cadastrado na aba de “Entradas”. Com isso, informações como descrição e valor serão, automaticamente, preenchidas;
• Preencha com a data que a mercadoria foi vendida e a quantidade.

Aqui é onde você poderá acompanhar, de fato, como anda o estoque da sua loja. Para isso, é importante que as “Entradas” e “Saídas” estejam atualizadas e preenchidas corretamente.

• Preencha manualmente o código de todos os produtos que já foram cadastrados em “entradas”. Com isso, todas as outras informações já serão preenchidas automaticamente.

Por fim, cabe a você analisar o saldo ainda disponível para vendas e definir o status do seu estoque (confortável, perigoso ou sem estoque). As cores te ajudam a ter uma visão geral de quando será necessário fazer novas compras.

Portanto, para evitar problemas com a satisfação do consumidor ou com a lucratividade, preparamos uma planilha de controle de estoque que vai tornar esse gerenciamento o mais simples possível. Basta baixar o material abaixo completamente gratuito e preencher com as informações do seu negócio.